Allgemeiner Umgang
Hier sind diverse Themen zum allgemeinen Umgang mit dem System dokumentiert.
- Suchen
- Kommunikation aus DocTypes heraus
- E-Mailversand
- Dokument löschen
- Dark mode
- Zu einem bestimmten Feld springen
- E-Mails an Dokumente senden
- Preise anpassen
- Browser Lesezeichen verwenden
- Dokumente (DocTypes) zusammenführen.
- Erwähnen (Mention)
- Desktop App
- Ansprechpartner
- Rechnen in Artikeltabellen
- Workspace anpassen
- Ansicht Liste
- Einleitung in Ansichten
- Ansicht Bericht (Report View)
- Ansicht Kanban (Kanban View)
- Ansicht Gantt (Gantt View)
- Filter
Suchen
Einleitung
Fluch und Segen zugleich eines zentralen Systems in welchem alles zu finden ist kann die Suche sein. Wird diese nicht richtig angewendet kann diese frustrierend sein, da man vor lauter Suchergebnissen nichts mehr findet. Der Zweck der Suche wäre damit ausgehebelt.
Globale Sucheinstellungen
Hier können wir einstellen nach welchen Dokumentypen gesucht werden kann. Haben wir die E-Mail-Kommunikation gut konfiguriert, kann es Sinn machen den DocType Kommunikation aus der Suche zu entfernen, damit bei der Suche nach "Wolfram" nicht jede E-Mail gefunden wird die dieses Wort in der Signatur enthält.
Kommunikation aus DocTypes heraus
Jedes DocType ist im gleichen Framework angelegt. Wörtlich, sind die Rahmenbedingungen die gleichen. Wir können in jedem DocType folgende Funktionen verwenden:
- unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
- Zuweisungen einzelner DocTypes
- Kommentarfunktion innerhalb der DocTypes
- E-Mail an externe aus jedem DocType
1. Unterschiedliche Ansichten aller DocTypes
2. Zuweisung einzelner DocTypes
In den meisten DocTypes sehen wir im linken Menüband den Abschnitt Zuweisungen. Hier können wir bestehende Zuweisungen sehen sowie neue erstellen.
Dort können wir eine oder mehrere Person bestimmen an welche dieser DocType zugewiesen wird, einen Kommentar mitgeben sowie eine Frist und eine Priorität setzen.
Die Zuweisung ist dann an jedem DocType zu sehen
Bei der Person an die zugewiesen wurde wird eine Aufgabe erstellt. Der Titel der Aufgabe ist immer der Anfang des Kommentars welchen wir bei der Zuweisung abgegeben haben.
In der Aufgabe finden wir alle Informationen wieder welche wir mit der Zuweisungen mitgegeben haben (hier in grün). Darüber hinaus noch Information zum Ursprung der Aufgabe (hier in blau).
Das Zuweisen von Aufgaben führt zu "Unteraufgaben" die nicht mehr in direktem Zusammenhang mit dem Ursprung stehen und somit vom Ursprung aus auch nicht mehr zu sehen sind. Bitte keine Aufgaben weiter Zuweisen sondern immer zunächst zurück zum Ursprung (hier der TASK-2021-00007) und von dort eine Zuweisung machen.
3. Kommentarfunktion innerhalb von DocTypes
Der Kommentar kann von allen Benutzern auf der Platform genutzt werden. Einige Dinge die aber beachtet werden müssen:
- Über das Kundenportal kann ein Benutzer mit der Rolle Kunde einen Kommentar hinterlassen. Dabei wird, wenn richtig eingestellt, ein Mitarbeiter über einen neuen Kommentar via E-Mail benachrichtigt.
- verwendet man @Benutzername wird demjenigen eine E-Mail mit einer Erwähnung gesendet (funktioniert im Kundenportal nicht)
Quellen & Referenzen
E-Mailversand
Einleitung
Aus ERPNext heraus kann auf diversen Arten E-Mails versendet werden.
Als Benutzer von unterschiedlichen Konten E-Mails versenden
Damit dies gelingt muss in allen gewünschten E-Mail Konten im System folgende Einstellung gesetzt sein.
Weiter muss in den Benutzereinstellung die entsprechende Berechtigung gesetzt sein:
Achte darauf, dass ein Haken bei "Ausgehend aktivieren" gesetzt ist
Ist das alles richtig eingestellt, kann beim senden der E-Mail das entsprechende Absendekonto gewählt werden:
Soll ein persönliches E-Mailpostfach zum Versand verwendet werden, ist es notwendig, dass das Standardversandkonto berechtigt ist über den Account zu senden. In diesem Fall muss post@ von wolfram.schmidt@ senden dürfen. Diese Einstellung passiert auf dem Mailserver.
https://discuss.erpnext.com/t/how-to-manage-multiple-outgoing-email-account/22139/6
Dokument löschen
Einleitung
Es kommt immer wieder vor, dass DocTypes falsch angelegt werden und es notwendig wird zu korrigieren. Hierzu gibt es unterschiedliche Möglichkeiten des Löschens.
Das löschen von Dokumenten ist immer abhängig von entsprechenden Berechtigungen
Möglichkeiten des Löschens
- Aus dem Dokument heraus löschen
- Aus der Listenansicht heraus löschen
- Zusammenführen
- In der Berichtsansicht
1. Aus dem Dokument heraus löschen
Ein Dokument kann, abhängig vom aktuellen Status über Menü -> Löschen gelöscht werden:
Wie im Bild zu sehen, kann auch die Tastenkombination Shift+Strg+D verwendet werden.
Ist das Dokument ein "buchbar" muss es vor dem löschen abgebrochen werden:
2. Aus der Listenansicht heraus
Will man mehrere Dokumente eines Types löschen kann dies in der Listenansicht über die Mehrfachauswahl getan werden. Hierzu wählen wir zunächst die zu löschenden Dokumenten. Und löschen dann über Aktionen -> Löschen
Abhängig von Betriebssystem und Browser ist auch eine Mehrfachauswahl in der Liste mit Shift+Mausklick möglich
Ist das Dokument bereits gebucht, müssen die Dokumente ebenfalls zunächst abgebrochen werden. Und können erst im Anschluss gelöscht werden:
3. Zusammenführen
Eine weitere Möglichkeit ein Dokument zu entfernen ist das Zusammenführen. Dies ist jedoch nicht mit jedem Dokument möglich. Ob es möglich ist hängt an der Möglichkeit, ob das Dokument umbenannt werden kann oder nicht. Hierbei geht es nicht um das ändern des Titels sondern um das umbenennen des eigentlichen Datenbankeintrags.
Hierbei können Daten verloren gehen, da die beiden Dokumente ineinander verschmolzen werden. Meist gilt, dass dort wo Daten vorhanden sind bleiben Daten.
Hier am Beispiel eine Chance. Wollen wir die Chance CRM-OPP-2020-00050 mit CRM-OPP-2020-00038 zusammenführen müssen wir das entsprechend eintragen und das Häkchen setzen bevor wir das Zusammenführen mit einem Druck auf "Umbenennen" durchführen.
4. In der Berichtsansicht
Weiter kann wie in 1. und 2. beschrieben auch aus der Berichtsansicht heraus gelöscht werden. Hier gelten ebenfalls die oben beschriebenen Umstände.
Dokumente wiederherstellen
Wurden Dokumente gelöscht können diese wiederhergestellt werden. Dazu öffnen wir die Listenansicht der gelöschten Dokumente:
Aus der Listenansicht können wir einzelne Dokumente auswählen und wiederherstellen.
Dazu öffnen wir eines der Dokumente und klicken auf der rechten oberen Seite auf Wiederherstellen:
Tun wir dies erhalten wir eine Meldung, wenn das Dokument wiederhergestellt wurde:
Im Anschluss sehen wir, dass sich der Eintrag in den gelöschten Dokumenten geändert hat. Er wurde mit der Information versehen, dass er "restauriert" wurde und können nun über einen Button in der oberen linken Seite direkt zum Dokument gehen:
Die Wiederherstellung wird im entsprechenden Dokument vermerkt:
Gelöschte Dokumente Löschen
Löschen wir aus der Liste gelöschte Dokumente Dokumente sind diese vollständig aus dem System entfernt und können nur über das aufwendige einspielen von Backups wiederhergestellt werden!
Prozesssicherheit
Sind gebuchte Dokumente in einem Prozess verankert können diese weder einfach gelöscht noch einfach abgebrochen werden. Ist es z.B. bei einem Angebot zum Kundenauftrag gekommen und zu diesem eine Ausgangsrechnung gebucht. Muss "der ganze Weg" zurück gegangen werden. Wir müssen also die Ausgangsrechnung abbrechen und löschen, den Kundenauftrag ebenfalls abbrechen und löschen und können erst dann das Angebot abbrechen und löschen.
Solche Vorgänge müssen unbedingt mit dem entsprechenden Abteilungen abgesprochen werden, da dies im genannten Fall für die Buchhaltung wichtig ist!
Dark mode
Einleitung
An zunehmender Beliebtheit gewinnen Dark Modes in all möglicher Software. Dies invertiert weitestgehend Farben und erlaubt ein für das Auge angenehmes lesen wenn die Umgebung etwas dunkler ist.
ERPNext selbst verfügt nicht über Themes welche man einstellen kann.
Dark Theme
Seit der Version 13 gibt es einen eingebauten Dark Mode für die ERPNext Oberfläche. Diese ist nur nach der Anmeldung im System verfügbar.
Die Option befindet sich in den Benutzereinstellungen im Abschnitt Mehr Informationen
Dark Reader als Browser Plugin
Für alle gängigen Browser gibt es das Plugin Dark Reader. Dieses lässt sich individuell ein und ausschalten und bringt die gewünschte Lösung.
Dark Reader ausgeschaltet:
DarkReader eingeschaltet:
Download
Zu einem bestimmten Feld springen
Leider werden die Felder im Moment noch nicht übersetzt, es kann also nur nach den englischen Bezeichnungen gesucht werden.
E-Mails an Dokumente senden
Einleitung
ERPNext bietet die Möglichkeit fast jedem Dokument eine E-Mail anzuhängen. Dies geschieht indem das Dokument als Empfänger der E-Mail verwendet wird. ERPNext generiert dabei für jedes Dokument eine eigene E-Mailadresse die etwa wie folgt aussieht:
anhang+Opportunity+CRM-OPP-2020-00101@tueit.de
Diese Adresse kann dann aus deinem eigenen E-Mail-Programm oder innerhalb von ERPNext verwendet werden um relevante Kommunikation an die entsprechenden Dokumente anzuhängen. Hier eine Chance im Modul CRM.
Wir müssen dem System etwas Zeit lassen bis die Mail am gewünschten Ort verlinkt ist. Dies kann abhängig von der Last auf dem System einige Minuten dauern.
Vorraussetzungen
Damit diese Funktion verwendet werden kann ist ein E-Mailserver mit der entsprechenden Funktion notwendig. Hier eine kurze Übersicht zu den Servern.
E-Mailserver
Damit alle Funktionen richtig nutzbar sind ist ein E-Mailserver notwendig der eben diese beherrscht. Eine Lösung die diese Funktionen mitbringt ist mailcow.
Diese Lösung wird durch die tüit GmbH angeboten: info@tueit.de
Nutzung
Es kann aus einem beliebigen E-Mail-Programm heraus eine Mail an die Adresse des Dokuments verwendet werden. Der Versand kann entweder direkt oder CC gemacht werden. Die BCC Funktion ist nur innerhalb des Systems nutzerbar.
BCC Versand ist aus externen Programmen wie Thunderbird, Apple Mail, Outlook oder Ihrer Webanwendung oder auch Smartphone nicht möglich
Die Adresse lautet bei einer Chance z.B.
anhang+Opportunity+CRM-OPP-2020-00101@tueit.de
Bei einigen Dokumenten funktioniert der Versand leider nicht. Dies trifft auf alle Dokumente zu welche keine Serie haben und der Name frei wählbar ist. Das System füllt dann Leerzeichen mit einem %20 welches vom E-Mail-Server nicht verarbeitet werden kann.
Beispiel Projekt:
Preise anpassen
Einleitung
Beim erstellen von Dokumenten kann es zu Flüchtigkeitsfehlern bei der Erstellung kommen. So kann ein Komma verrutscht sein oder ein Zahlendreher passieren. In ERPNext können wir auf einigen Dokumenten solche Ausrutscher auch noch nach der Buchung des Dokuments korrigieren.
Preise anpassen
Vertrieb
Angebot
Im Status Entwurf können die Preise im Angebot über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht können die Preise im Angebot nicht angepasst werden.
Kundenauftrag
Im Status Entwurf können die Preise im Kundenauftrag über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht und Überfällig können die Preise und andere Merkmale noch angepasst werden:
Einkauf
Lieferantenangebot
Im Lieferantenangebot kann nur im Status Entwurf Preise angepasst werden.
Lieferantenauftrag
Im Status Entwurf können die Preise im Lieferantenauftrag über die Artikeltabelle angepasst werden.
Im Status Gebucht und Überfällig können die Preise und andere Merkmale noch angepasst werden. Dies geschieht analog zum Kundenauftrag. Siehe oben.
Artikelpreis
Preise welche in Einkauf oder Vertrieb genutzt wurden werden als DocType abgelegt. Diese können ebenfalls noch nachträglich angepasst werden. https://handbuch.tueit.de/books/erpnext-benutzerhandbuch/page/artikelpreis
Browser Lesezeichen verwenden
Einleitung
Immer wieder kommt es vor, dass wir bestimmte DocType, abhängig unserer Position im Unternehmen, schnell öffnen möchten, da wir diese ständig verwenden. Arbeiten wir z.B. im Support kommt es häufig vor, dass wir an das Telefon gehen und eine neue Anfrage erstellen möchten. Dies ist in ERPNext zunächst umständlich, da wir immer ein neues Tab öffnen müssen, dann in das entsprechende Modul, dort dann den entsprechenden DocType, dann auf Neu und dort u.U. auch noch etwas klicken oder irgendwelche Filter löschen. Das frustriert.
Durch Verwendung von Browser Lesezeichen (Bookmarks) können wir uns selbst individuelle Verknüpfungen erstellen welche uns direkt dort hinbringen was wir zügig erstellen möchten.
Browser Lesezeichen anlegen
Ein eine ERPNext Dokumentenverknüpfung anzulegen gehen wir in unser ERPNext und öffnen ein gewünschtes DocType so wie wir es beim anklicken vorfinden möchten. In diesem Beispiel verwenden wir eine neue Anfrage (Issue).
Im Modul Support können wir über Neu eine neue Anfrage erstellen...
...es öffnet sich ein Schnelleingabe Fenster (welches unsere Arbeit jedoch nicht schneller macht). Dort drücken wir dann meist auf "In voller Ansicht bearbeiten" damit wir unsere Eingabe vollständig erledigen können.
Nun sind wir auf dem eigentlichen DocType welches wir erstellen wollen. Dieses wollen wir nun als Lesezeichen speichern.
Wichtig ist dabei, dass das DocType noch nicht gespeichert wurde.
Browser Lesezeichen in Symbolleiste anlegen
Wie man Lesezeichen im Browser in die Symbolleiste hinzufügt und diese Leiste auch sichtbar ist sagt euch Google
Dokumente (DocTypes) zusammenführen.
Einleitung
In jedem System entstehen einmal Dubletten. Das ist eine Frage der Zeit. Um diese Dubletten zu bereinigen um wieder Ordnung ins System zu bringen können diese zusammen geführt werden.
Damit Dokumente Zusammengeführt werden können benötigen diese das Merkmal "Umbenennen zulassen". Dies ist eine Einstellungen am DocType welche auf bereits existierenden Dokumenten nicht durchgeführt werden kann.
ERPNext bzw. frappe ist so konzipiert, dass wir ein Dokument umbenennen und diesem den Namen eines bereits existierenden geben. Also eben das welches übrig bleiben soll.
Bei der Zusammenführung von Dokumenten können Daten verloren gehen! Existiert ein Beschreibungsfeld wird das Feld vom Ziel Dokument verwendet.
Es können nur gleiche Dokumente zusammen geführt werden. Die naheliegende Annahme, dass z.B. ein Lead und ein Kunde zusammen geführt werden können ist leider nicht möglich.
Dokument zusammenführen am Beispiel Kunde
In der Dokumentenansicht klicken wir auf den Titel links oben (1) und geben dem Dokument den Namen des Dokuments mit welchem wir es zusammen führen wollen (2) und setzen den Haken "Mit existierenden zusammenführen" und klicken auf Umbenennen.
Bei der Zusammenführung wird also das eine Dokument gelöscht.
Erwähnen (Mention)
Einleitung
Alle Anwender des Systems können mittels Erwähnung benachrichtig werden. Im Gegensatz zur E-Mail ist dieses Mittel oft unkomplizierter und hilft dabei, dass die Kommunikation an einem Ort bleibt. Vorbild für diese Funktion sind sicherlich System wie https://GitHub.com oder https://discuss.erpnext.com in welchen das schon seit geraumer Zeit möglich ist.
Anwender mit "@Anwendernamen" erwähnen
Mit Eingabe eines Anwendernamens mit einem vorangestellten @ (in diesem Fall ein Steuerzeichen) kann ein einzelner Anwender per E-Mail aus dem Kommentarfeld heraus benachrichtigt werden.
Diese Person bekommt sodann eine E-Mail mit dem entsprechenden Inhalt des Kommentars und einen klickbaren Link (URL) mit welchem sie direkt nach der entsprechenden Seite in unserem ERPNext gelangt.
Die eintreffende E-Mail hat immer das E-Mailpostfach als Absender welches als Standard-Versand eingetragen ist (Bsp: notifications@example.com . Eine Antwort auf diese E-Mail geht ggf. ins Leere.
Anwendergruppen
Seit der Version 13 ist es möglich Anwendergruppen anzulegen welche über eine einzige Erwähnung benachrichtigt werden können.
Desktop App
Einleitung
Für ERPNext gibt es keine Desktop App zu installieren wie wir es von anderer Software kennen. ERPNext ist somit keine klassische Server-Client Struktur.
Wir können ERPNext in fast jedem Browser verwenden. Die einzige Browser-Lösung bei der wir wissen, dass es nicht funktioniert ist der Internet Explorer.
Es gibt jedoch Möglichkeiten ERPNext als Desktop App wirken zu lassen. Hierzu kann
Ansprechpartner
Auf fast allen Transaktionen wie Angebot, Auftrag, Lieferschein etc. können wir eine Ansprechpartner setzen. Dieser wird von einem Beleg zum Folgebeleg immer automatisch übernommen. Wichtig ist aber, dass wir ihn an erster Stelle richtig setzen.
Im folgenden Schaubild wird der Kontakt im Auftrag verändert und die Adresse nach dem Auftrag. z.B. auf der Rechnung, wenn unser Kunde (respektive auch ein Lieferant) eine andere Rechnungsadresse wünscht, geändert.
Auf jedem dieser Belege finden wir den Abschnitt Adresse und Kontakt in welchem Kontaktperson und Adresse hinterlegt werden.
Rechnen in Artikeltabellen
Workspace anpassen
Einleitung
Der Workspace ist die Benutzeroberfläche welche als Standard nach dem anmelden am Desk angezeigt wird.
Workspace finden
Unter
https://erp.kundendomain.tld/app/workspace
finden wir die Listenansicht von Workspace.
Workspace bearbeiten
User können selbst ihren Workspace bearbeiten. Wollen wir dies nicht können wir dies im DocType festlegen. Dies geht aktuell aber nicht über die UI.
Diese kann aktuell (Juli 2021) nicht über die UI angepasst werden, da ein Button "Speichern" fehlt.
Über das Import Tool von ERPNext können aber Einträge importiert werden. So können auf großen Installation die "Home-Dashboards" zentralisiert werden. In der zu importierende Datei kann der Haken bei "Deaktivieren Sie die Benutzeranpassung" mit einer 1 aktiviert werden. So können Anwender ihre Home Dashboards nicht mehr selbstständig anpassen. Zwar wird der Button noch angezeigt, ein Klick darauf löst jedoch nichts aus. Dies kann ggf. noch per Client Script ausgeblendet werden.
Module
Setupmodul = Startseite
Ansicht Liste
Einleitung
Die Listenansicht ist die Standardansicht der DocTypes von ERPNext bzw. dem frappe Framework.
Schlagworte
Schlagworte in Listenansicht anzeigen
In den meisten Dokumenten finden wir an der linken Bildschirmseite ein Menüband in welchem wir Schlagworte verwenden können.
Hier können wir direkt nach Schlagworten filtern und auch bestimmen, ob diese in der Listenansicht angezeigt werden.
Es gibt eine maximale Anzahl an Schlagworten welche in der Listenansicht dargestellt werden. Infomration könnte hier somit ggf. nicht vollständig sein.
Einleitung in Ansichten
Einleitung
ERPNext bzw. das frappe
Liste
Bericht
Kalender
KanBan
Gantt
Baum
Ansicht Bericht (Report View)
Einleitung
Schlagworte
Wollen wir in der Berichts-Ansicht nach Schlagworten filtern können wir dies tun indem wir die entsprechende Spalte hinzufügen:
Spaltenauswahl Schlagworte in der Berichtsansicht.
Wir sehen dann die Schlagworte in der neuen Spalte:
Diese können wir dann mit einem Filter belegen...
...um die Auflösung der Ergebnisse zu erhöhen.
Weitere Ansichten
Ansicht Kanban (Kanban View)
Einleitung
Beispiele
Vorgänge in Projekten
Diese Ansicht ist eine Standardansicht des Systems und kann aus jedem Projekt per Button geöffnet werden.
Ansicht Gantt (Gantt View)
Einleitung
Beispiele
Vorgänge in Projekten
Diese Ansicht ist eine Standardansicht des Systems und kann aus jedem Projekt per Button geöffnet werden.
Filter
Einleitung
In fast allen Ansichten können wir Filter setzen. Geschickt gesetzte Filter ermöglichen eine zügige Übersicht und ein schnelles Vorankommen.
Standard-Filter
Dieses Beispiel orientiert sich am DocType Artikel.
Im Oberen Bereich der Ansicht finden wir die Standard-Filter. Diese sind in einer Standardinstallation voreingestellt.
Standard-Filter im DocType Artikel.
Hier können wir z.B. einen Filter in der Artikelgruppe setzen. Wir durchsuchen in dem Feld die Liste aller Artikelgruppen.
Im nächsten Bild sehen wir, dass einige Artikel in unserer Liste der Artikelgruppe "Obst" angehören.
Setzen wir nun in den Filter Artikelgruppe "Obst" werden uns nur noch Artikel der Artikelgruppe "Obst" angezeigt:
Filter speichern
In unterschiedlichen Szenarien wollen wir zu einem einzelnen DocType häufig unterschiedliche Filter setzen und diese auch in Zukunft wiederverwenden. Hierzu können wir Filter speichern.
Wollen wir z.B. die Artikelgruppe Obst immer wieder abfragen haben wir die Möglichkeit diesen Filter zu speichern. Dazu finden wir im linken Teil des Bildes einen Abschnitt "Filter Speichern" (1). Dort können wir einen Namen für den Filter hinterlegen und angeben, ob dieser für alle Anwender des Systems zur Verfügung stehen soll (Ist global). Mit betätigen der Eingabetaste speichern wir den Filter.
Eingabe eines Filter namens zum speichern.
Gespeicherte Filter finden wir nun ebenfalls im linken Menüband
