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Vertrieb

Einführung in Vertrieb

Einleitung

Bevor wir uns mit dem Vertrieb beschäftigen, empfehlen wir die Einführung in das Customer Relationsship Management zu lesen

Übersicht des Moduls

Im folgenden Schaubild sind die für den Vertriebsprozess wesentlichen DocTypes abgebildet.

Wesentlichen DocTypes

Auftragsarten

ERPNext kann über entsprechend eingestellte Module unterschiedliche Auftragsarten abbilden. Die Auftragsarten unterscheiden sich in Artikel-Typ und im darauf folgenden Workflow deutlich. Eine deutliche Abgrenzung ist notwendig.

Fertigungsaufträge

Fertigungsaufträge enthalten immer Stücklisten.

Wartungsaufträge

Es wird die Bestellart Wartung definiert. Das Lieferdatum wird optional und es können Wartungspläne und -aufträge erstellt werden.

Dienstleistungsaufträge

Sind Aufträge auf welchen Artikel ohne das Merkmal "Lager" aufgeführt sind.

Warenbestellungen

Sind Bestellungen welche über den Online-Shop des System gemacht werden.

 

 

Kunde (Customer)

Einleitung

Der Kunde ist notwendig für das

Kunde erstellen

Der Kunde kann aus einem bestehendem Lead umgewandelt werden, oder aber direkt erstellt werden. Beim erstellen eines Kunden sollte immer auch ein Kontakt sowie eine Adresse angegeben werden. Dies ist für das erstellen von Angeboten, Aufträgen und Ausgangsrechnungen notwendig.

 

Buchhaltung

Rechnungswesen

Diese Tabelle lässt uns ein Kundenbezogendes Forderungskonto bestimmen. Oft Debitorenkonto genannt. Dieses Konto wird dann automatisch verwendet wenn wir den Kunden in einer Ausgangsrechnung auswählen. Ist hier nichts bestimmt wird das Standard-Konto aus den Stammdaten des Unternehmens verwendet.

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Angebot (Quotation)

Einführung

Im Angebot bieten wir unseren Leads und Kunden Artikel aus unserem Lager-Sortiment an. Hierzu gehören Lagerartikel und Dienstleistungen.

Abhängig unserer Arbeitsweise kann das schreiben von ERPNext der erste Schritt in unserem Vertriebsablauf sein. Arbeitet wir jedoch strickt nach ERPNext vorgabe sollten vorher folgendes Thema behandelt sein:

Übersicht

Status

Status Erläuterung
Entwurf (Draft) Das Angebot ist noch nicht gebucht.
Offen (Open) Das Angebot ist gebucht.
Bestellt (Ordered) Das Angebot wurde über einen gebuchten Kundenauftrag in Auftrag gegeben (automatisch)
Verloren (Lost) Das Angebot wurde über den Button "Verloren" geschlossen.
Abgebrochen (Cancelled) Das Angebot wurde händisch abgebrochen.
Verfallen (Expired) Das Datum im Feld "Gültig bis" wurde erreicht.

Die Stati des Angebots wirken sich auf Lead und Chance aus!

Angebot erstellen

Ein Angebot sollte nach Möglichkeit immer aus einer Chance erstellt werden!

Angebotsdatum

Das Angebotsdatum hat einen Einfluss Artikelpreise mit einer Gültigkeit welche über eine Preisliste in das Angebot gelangen.

Artikel

Wertansatz

Der Wertansatz ist dann nicht 0 € wenn dieser vorher bestimt wurde. Dies passiert entweder beim erstellen eines Artikels wo wir die Möglichkeit bekommen einen Wert zu setzen oder aber über den Einkauf, bzw. das einlagern von Artikeln. Dort wird ebenfalls der Wertansatz bestimmt.

Rohgewinn

Der Rohgewinn errechnet sich automatisch: Nettopreis - Wertansatz = Rohgewinn

Weiterführende Links

Quellen & Verweise

 

 

Auftrag (Sales Order)

Einleitung

Die Auftragsabwicklung verwendet in ERPNext Kundenaufträge um den Fortschritt im Blick zu haben. Dabei kann zügig überblickt werden, ob Aufträge bereits ganz oder teilweise abgerechnet sind sowie ob diese ganz oder teilweise ausgeliefert sind

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ERPNext unterscheidet dabei zwischen drei Bestellarten. Dazu später mehr.

Übersicht

Die im Bild dargestellten Bezüge sind abhängig von der Bestellart des Kundenauftrags. Dazu mehr im Abschnitt Bestellart.

Status

Deutsch Englisch
 Beschreibung
Nicht gespeichert Not saved Es handelt sich um ein neues Dokument welches noch nicht gesichert wurde. Alle Eingabe sind im Zwischenspeicher. Speichern wir das Dokument nicht gehen alle Änderungen verloren.
Entwurf Draft Dokument noch nicht gebucht.
In Wartestellung Waiting  
Auszuliefern und Abzurechnen   Das Dokument ist gebucht und kann nur noch teilweise verändert werden. Der Workflow kann fortgeführt werden.
Abrechnen   Lieferungen und Leistungen wurden erbracht. Der Auftrag muss dem Kunden noch in Rechnung gestellt werden.
Auszuliefern   Die Auftrag wurde bereits fakturiert. Nicht alle Leistungen und Lieferungen sind erfüllt.
Abgeschlossen Completed Lieferungen und Leistungen wurden erbracht und der Auftrag wurde in Rechnung gestellt.
Abgebrochen   Das gebuchte Dokument wurde aus dem vorherigen Status abgebrochen und kann nun abgeändert werden.
Geschlossen Closed Auftrag wurde durch einen Anwender Geschlossen.

Abgrenzung zwischen Geschlossen und Abgeschlossen

Der Status Abgeschlossen wird dann erreicht, wenn alle Positionen über Lieferscheine aufgeliefert und über Ausgangsrechnungen abgerechnet wurden.

Abgeschlossen hingegen wird dann erreicht, wenn der Kundenauftrag händisch über den Button "Schließen" geschossen wird.

Bestellart

ERPNext unterscheidet zwischen drei Bestellarten

  1. Vertrieb
  2. Wartung
  3. Warenkorb

1. Vertrieb

Vertriebsaufträge sind die häufigste Art und bilden Einzelaufträge ab.

2. Wartung

Der Wartungsauftrag führt über den Workflow zum Wartungsplan und Wartungsbesuch. Auch wird der Liefertermin nicht mehr zwingend notwendig. Der Auftrag kann also als Dauerauftrag bestehen bleiben.

3. Warenkorb

Bestellungen der Art Warenkorb sind solche die über den integrierten Onlineshop getätigt wurden.

Auftragsabwicklung

Wie in der Übersicht zu sehen ist gibt es eine Vielzahl an weiterführenden Schritten aus dem Kundenauftrag heraus. Folgend sind Beispiele für die Auftragsabwicklung aufgeführt welcher dabei helfen die richtige Lösung für die gewünschte Anforderung zu finden.

Auftrag Typ Vertrieb Dienstleistungsprojekt

folgt

Auftrag Typ Wartung Wartungsauftrag

Kundenauftrag Bestellart Wartung

Auftrag Typ Vertrieb Fertigungsprojekt

folgt

Auftrag Typ Warenkorb

folgt

Steuerkategorie

Der Standard ist wohl, dass die Steuerkategorie im Kundenauftrag entweder über die Kundenadresse oder den Kunden abgeholt wird. Sie kann aber im Kundenauftrag geändert werden.

Steuerkategorien der Lieferadresse werden nicht beachtet.

Mehr hier.

Erstelle...

Auswahlliste

Lieferschein

Arbeitsauftrag

Rechnung

Materialanfrage

Wenn wir für den Auftrag Material bei Einkauf oder Lager anfordern müssen. Die Materialanfrage ist ein wichtiger Baustein der Beschaffung und des Lagers. Diese werden im Detail hier beschrieben: Materialanfrage

Anfrage für Rohstoffe

Lieferantenauftrag

Wollen wir direkt aus dem Kundenauftrag einen Lieferantenauftrag erstellen ist es notwendig, dass in den im Kundenauftrag aufgeführten Artikeln ein Standardlieferant hinterlegt ist. 

Projekt

Abonnement

Zahlungsaufforderung

Bezahlung

Kundenauftrag

Übersetzung

Englisch Deutsch
Customer's Purchase Order Bestellnummer des Kunden

Kundenauftrag

Übersetzung

Englisch Deutsch
Customer's Purchase Order Date Datum der Kundenbestellung

Blankoauftrag

Vertriebspartner

Verkäufer (Sales Person)

Einleitung

Dieser DocType ist in einer Baumstruktur organisiert und bildet die Hirarchie unserer Vertriebsmitarbeiter ab. Diese können zu Vertriebsgebieten und Vertriebszielen zugeordnet werden. Wir können den DocType Verkäufer mit dem DocType Mitarbeiter verknüpfen.

Connections

Hier sehen wir Verknüpfungen zu den DocTypes welche zum Verkaufsziel dieses Verkäufers beitragen. Diese sind

Name und Mitarbeiter-ID

Über das Feld Übergeordneter Vertriebsmitarbeiter bauen wir unsere Baustruktur auf. Dies wird durch das setzen des Merkmals Ist Gruppe ergänzt, falls wir unserer Baum weiter verästeln wollen.

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Ziele für Vertriebsmitarbeiter

In dieser Tabelle bestimmen wir die Vertriebsziele dieses Verkäufers. Abhängig davon, ob wir das Merkmal Ist Gruppe gesetzt haben gilt dieses eben übergeordnet oder aber für eine einzelne Person.

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Artikel und Preise

Einstellungen

Produkt-Bundle

auch Handelsstückliste, Produkt-Bündel, gebündelte Produkte

Einleitung

Das Produkt-Bundle erlaubt es uns unterschiedliche Artikel zusammen zu fassen und diesen im gebündelt zu verkaufen. Das Produkt-Bundle selbst ist kein Lagerartikel.

Beispiel

Wir bieten ein Produkt-Bundle "Office Workstation" an. Dieser Artikel ist eine Bündelung aus den folgenden Artikeln:

Position Artikelnummer Artikelname Stück
1 ITEM-1259 24" LED-Display 2
2 ITEM-8274 PC-Workstation. i5, 8 GB RAM, 500GB SSD 1
3 ITEM-7528 Kabellose Maus+Tastatur 1

Der Artikel "Office Workstation" wird auf den Handelsbelegen (Angebot, Auftrag, Rechnung) verwendet. Die Lagerbuchung der Artikel findet aber einzeln statt.

Quellen & Verweise

https://docs.erpnext.com/docs/user/manual/en/selling/product-bundle

Rabatt und Margen im Verkauf

Einleitung

Um eine hohe Qualität unserer Stammdaten zu gewährleisten erlauben wir nicht jeder Person im Vertrieb selbstständig Preise unserer Artikel in den Stammdaten anzupassen sondern korrigieren diese nach oben über Margen und nach unten über Rabatte.

Wir unterscheiden bei Rabatt und Marge zwischen positionsbezogen und belegbezogen und der unterscheiden in der Art zwischen Prozentsatz und Betrag.

Rabatte werden von Beleg zu Beleg weiter übertragen können aber in jedem Schritt erneut angepasst werden.

Positionsbezogener Rabatt

Im folgenden Beispiel geben wir 10% auf eine 100€ Position in der Artikeltabelle:

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Wählen als Margenart Betrag statt Prozentsatz können wir einen festen Rabattbetrag einstellen.

Belegbezogener Rabatt

Wollen wir nicht einzelne Positionen rabattieren können wir weiter unten auf dem Formular einen Rabatt für den ganzen Beleg - hier Angebot - gewähren. Hier geben wir ebenfalls 10% jedoch auf die Nettosumme des gesamten Belegs.

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Im Feld Zusätzlichen Rabatt gewähren auf können wir einstellen ob der Betrag auf das Netto oder Brutto gegeben werden soll.

Quellen & Verweise

Kundenauftrag Bestellart Wartung

Einleitung

Bei der Erstellung eines Auftrags können wir zwischen den Typen

wählen. In diesem Szenario gehen wir auf den Typ Wartung ein. Hier entsteht aus dem Auftrag ein Wartungsplan und dann meist ein Wartungsbesuch oder aber auch direkt ein Wartungsbesuch. Dies ist von unserem individuellem Szenario abhängig.

Was heir zwar nicht im Vordergrund steht, durch aus aber berücksichtig werden sollte ist das Projekt welches zum Auftrag wie auch zum Wartungsplan gehören kann.

Übersicht

 

Region (Territory)

Einleitung

Dieser DocType hilft bei der Spezifizierung diverser anderer DocTypes. Dazu gehören insbesondere Leads und Kunden. Der DocType wird im System in einer Baumstruktur geführt.

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Abhänging der eigenen Anforderung kann hier eine Struktur aufgebaut werden. In einigen Fällen macht es sinn bis auf die Ebene "Land" vorzudringen. In anderen Fällen vielleicht sogar bis auf Stadtteile.

Beispiele

Sind wir Pizza-Lieferant in Berlin macht es ggf. Sinn die einzelnen Stadtteile Berlins als Territory zu führen um später Berichte und Analysen zu diesen herauszulassen.

Sind wir eine Fluglinie ist die kleinste Größe eher ein Land. So können wir später einmal sehen in welche Lände wie viele Flüge gehen.

Ziele für die Region

In der gezeigten Tabelle können wir für eine Region ein Vertriebsziel festlegen. Weiter können wir noch eine Person als Gebietsleiter bestimmen die für diese Region verantwortlich ist.

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Verkaufsziele können nicht nur Gebietsweise (auf eine Region bezogen) sondern auch für Vertriebs-Teams und/oder Vertriebsmitarbeiter festgelegt werden.

Einsatz

Die Region kann auch für die Sitzungsstandards eingesetzt werden.

Die Region kann für Zuweisungsregeln genutzt werden.

Navigation

Vertriebseinstellungen (Selling Settings)

Einleitung

Hier können wir allgemeine Einstellungen für das Modul Vertrieb bearbeiten. Diese gelten für unser ganzes System.

Nutzen wir auf unserem System mehrere Unternehmen sollten wir hier nur wenige Voreinstellungen setzen.

Benutzer darf Preisliste in Transaktionen bearbeiten

Aktivieren wir dies ist es Nutzern möglich den Betrag der Preisliste in Transaktionen zu verändern.

Dies ändert auch die Einstellung für den Einkauf.

 

Auftragsbestätigung (Sales Order)

Allgemein

Unternehmen

Hier wird das Unternehmen eingetragen in dessen Buchhaltung die auf den Auftrag folgende Rechnungen verbucht werden soll. Das Unternehmen wird aus dem vorhergehenden Beleg übernommen oder aber über Sitzungsstandards bestimmt.

Adresse und Kontakt

Bezeichnung der Anschrift des Unternehmens

Hier wählen wir die eigene Firmenadresse aus. Diese steht in Abhängigkeit zum ausgewählten Unternehmen. Ein entsprechender Filter wird gesetzt.

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