tüit Logo

E-Mailpostfach/Kommunikation

Einleitung

Ziel ist ERPNext langfristig als zentrales System einzusetzen. Damit dies optimal gelingt wollen wir auch die E-Mail-Kommunikation unseres Unternehmens über das System führen. So werden E-Mails immer Prozess bezogen abgelegt. Das heißt wir finden die Kommunikation um ein Angebot herum bei eben diesem und dazu noch bei der Person mit welcher wir in E-Mail-Austausch stehen.

Eingehendes Konto anlegen

Wir können unter Einstellungen -> E-Mail Konto ein neues Konto anlegen. In diesem Beispiel nehmen wir ein sehr allgemeines Konto (1) Hier können wir einstellen, dass eine eingehende E-Mail verarbeitet werden und  automatisch einen DocType vom Typ Kommunikation erstellt (2). Alle ungelesenen E-Mails werden aus dem Postfach ins System gezogen (3).

image-1608666785056.png

Das System setzt die E-Mail auf dem E-Mailserver in den Status gelesen. Andere Stati wie "beantwortet" oder "weitergeleitet" werden nicht an den E-Mailserver weitergegeben. Auch nicht in umgekehrter Richtung.

Kommunikation bearbeiten

Prozess anstoßen

Über den Button Erstellen können wir die eingegangene E-Mail als Beginn eines Prozesses einsetzen. Wir können aus ihr einen Kontakt, einen neuen Lead oder eine Chance (für einen bestehenden Lead oder Kunden) erstellen.

image-1608669977295.png

Auch kann aus der E-Mail eine neue Anfrage erstellt werden.

An Dokument ablegen

Jede E-Mail kann händisch einem DocType zugeordnet werden. Wurde die E-Mail vom Empfänger über die "Antworten an" Funktion versendet wird die Kommunikation automatisch an das Ursprungs-Dokument verknüpft.

Herkömmliche Bearbeitung

Aus der Listenansicht heraus können wir einzelne E-Mails öffnen. Über die gewohnten Filter können wir noch eine Vorauswahl treffen.

image-1608669453175.png

 

In der geöffneten Kommunikation können wir diese über die Steuerungselemente oben rechts weiter verarbeiten. Hier finden wir hinter dem Button Aktionen normale E-Mail Funktionen wie 

  • (Allen) Antwort
  • Weiterleiten
  • Als ungelesen markieren
  • Move
  • Als Spam markieren
  • In den Papierkorb verschieben

image-1608669255341.png

Weitere Verknüpfungen

Am Ende der Kommunikation finden wir noch weitere Informationen und Verknüpfungen zu anderen Dokumenten. In diesem Fall sind es zwei Kontakte. Empfänger und Absender der E-Mail

image-1608670675595.png

Diese Verknüpfungen (Timeline-Links) werden automatisch durch das System angelegt.