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Einführung in E-Mail

Das verstellen von E-Maileinstellungen kann dazu führen, dass das System keine E-Mails versendet. Dies kann zu wirtschaftlichen Schäden führen und ist damit mit hoher Vorsicht zu bearbeiten.

Einleitung

E-Mail ist das zentrale Kommunikationsmedium von unserem ERPNext-System an dritte. Zwar können die Medien um SMS, Telegram, Slack o.Ä. erweitert werden doch ist E-Mail führend.

Es wird eingesetzt für

  • Massenmailings wie Newsletter
  • Passwort zurücksetzen
  • Automatische E-Mailberichte
  • Erwähnungen
  • Versand von Rechnungen (auch automatisch)

Damit E-Mail sauber funktioniert müssen im System zunächste einige Einstellungen gemacht werden.

E-Maildomain

In ERPNext können wir eine oder mehrere E-Maildomains einbinden für welche wir dann Konten einrichten können. Dies muss erledigt sein um E-Mailkonten verwenden zu können. Die entsprechenden Daten erhalten wir von unserem IT-Systemadministrator oder aber unserem E-Mailprovider.

E-Mail-Konten

Nach der Installation finden wir zwei E-Mail Konten in ERPNext. Diese dienen lediglich als Beispiele und dürfen gelöscht werden.

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Damit ERPNext E-Mails versenden kann ist es notwendig, dass wir mindest ein E-Mail-Konto im System einstellen und es als Standardkonto setzen.

Standardkonten

Damit wir ERPNext optimal nutzen können und mit unseren Kunden, Interessenten und Mitarbeitern geschmeidig kommunizieren können ist die richtige Konfiguration von einigen E-Mail-Konten essentiel.

no-reply@

Diese Adresse verwenden wir um alle System-E-Mails zu versenden. Dazu gehören der Versand von Belegen, die Benachrichtigung über Zuweisungen, der Versand von Error-Logs etc. Eben alles wo der Bezug zu einem bestimmten Absender nicht wichtig ist.

Weitere Namen können z.B. sein

  • info@
  • notifications@
  • mail@
  • erp@

Auch muss diese Adresse nicht zwingend "no-reply" sein. Sollten auf dieser Adresse auch Antowrten eingehen ist es wichtig, dass das Postfach auch von einer Person überwacht wird. Dies kann, muss aber nicht in ERPNext geschehen.

 

Versand von E-Mails

Wir können in ERPNext aus fast allen DocTypes heraus E-Mails versenden. Das geht entweder über das Menü...

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...des im Menü gezeigten Tastenkürzels (Strg + E bzw. Cmb + E) oder aber im Verlauf über den Button Neue E-Mail

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In vielen Fällen ist dabei nur ein Empfänger-Feld (Zu/An) zu sehen

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Mehr Infos und Details finden wir im E-Mail-Konto

Empfang von E-Mails

Wollen wir unsere E-Mails komplett in ERPNext verarbeiten, sprich keine Ergänzungssoftware wie Thunderbird oder Outlook vverwenden können wir E-Mail Konten in ERPNext so einbinden, dass die E-Mails auch in ERPNext eingehen.

Diese Funktion sollten wir unbedingt in der Gänze verstehen bevor wir sie aktiveren damit Anfragen unserer Kunden nicht unbeantwortet bleiben.

 

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